איך מגיעים מוכנים לפגישה עם ספקים מבלי שינהלו לכם את הפרויקט

פגישה עם ספק היא לא עוד משימה ביומן  זו נקודת השפעה משמעותית על הצלחת הפרויקט שלכם.
בין אם מדובר בספק חשמל, מיזוג, תאורה או ציוד כושר  הדרך שבה תתנהלו מולו תקבע אם תובילו את הפגישה או תמצאו את עצמכם מובלים.

אז איך מגיעים לפגישה מוכנים, נעימים, אך ברורים ומדויקים?

קודם כל – מגיעים בגישה חיובית

בואו בגובה העיניים, עם סבר פנים יפות, פתיחות וכבוד.
ספקים טובים מביאים איתם ניסיון מהשטח, ראייה מערכתית והצעות בעלות ערך שאולי לא חשבתם עליהן.
כדאי להקשיב  אבל בלי לאבד כיוון.
הגישה היא לא של "אני יודע הכול"  אלא של "אני יודע מה אני רוצה, ומוכן לשמוע רעיונות טובים".

תגיעו מוכנים – אחרת יובילו אתכם

ספק שלא מקבל הכוונה ברורה עלול לדחוף לכם ציוד שהוא רוצה להוציא מהמלאי ולאו דווקא מה שאתם באמת צריכים.
לכן, לפני הפגישה הכינו:

רשימת צרכים מסודרת
חזון ברור לפרויקט

הבחנה בין מה שחיוני למה שניתן לדחות (פעימה שנייה, שלישית וכו’) מסגרת תקציב ריאלית

ואם מדובר בספק שאמור גם לבצע התקנה בפועל  למשל בתחום החשמל, התאורה, המיזוג או הציוד
דרשו שיגיע בעצמו לשטח לפני הגשת הצעת מחיר.
היכרות עם התנאים הפיזיים (גישה, תשתיות, שטח פנוי ועוד) היא תנאי בסיס לתכנון מדויק ולמניעת הפתעות יקרות.

אל תוותרו על ביקור בתצוגה – זה קריטי

ככל האפשר גשו לתצוגה של הספק.
לא משנה כמה מרשימה ההצעה על הנייר אין תחליף למגע ישיר עם המוצרים:

נסו את הציוד תרגישו אותו פיזית
תריחו את החומרים במיוחד כשמדובר באריחי גומי.
התרשמו מהמקום עצמו, מהאווירה, מהאנשים
בדקו את היחס שתקבלו  איך מקבלים אתכם, מה הרמה המקצועית והשירותית

ספקים אלה יקבלו מכם סכומי כסף לא קטנים זכותכם וחובתכם להכיר את מי שעומד מאחורי ההצעה והמותג.

תהיו פתוחים לרעיונות – אבל תובילו את הפגישה

הספק עשוי להציע פתרונות יצירתיים, ולעיתים משתלמים יותר ממה שחשבתם וזה נהדר.
אבל חשוב שתהיו אלה שמובילים את הכיוון.

מקשיבים – כן.
מאמצים רעיונות – רק אם הם תואמים לחזון, למטרות ולתקציב שלכם.

אל תבקשו "הצעה זולה" – בקשו "את ההצעה הכי טובה"

אל תפתחו את הפגישה בבקשה להנחה –זה משדר חוסר ביטחון.
במקום זאת, בקשו את ההצעה הכי טובה שהספק יכול להציע  לאו דווקא הזולה ביותר.

התמקדו במחיר הסופי, לא באחוזי ההנחה.
תנו לספק להציג את הפתרון שהוא מאמין בו כולל שירות, זמינות, אחריות והתאמה אמיתית לצרכים שלכם.

רק לאחר מכן תבחנו אפשרויות לצמצום, דחייה או התאמה לתקציב.
העסק שלכם חי ונושם  והצרכים ישתנו לאורך הזמן. זה לא רק בסדר להוסיף בהמשך  זה טבעי ומעיד על גדילה והתפתחות.

קחו זמן לחשוב – ההחלטה לא חייבת לקרות במקום

בסיום הפגישה אל תמהרו להתחייב.
קחו זמן לבדוק:

האם ההצעה עונה על כל הדרישות?
האם היא גמישה במידת הצורך?
איך היא משתווה להצעות אחרות?
מה ההשלכות שלה לטווח ארוך?

מי שמקבל החלטות בפגישה – עלול לקנות לחץ, לא פתרון.

לסיכום – הובילו, היו נעימים, ותשמרו על הקווים שלכם

פגישה עם ספק היא לא רק הזדמנות לקבל מידע אלא הזדמנות לשמור על שליטה ולכוון את הפרויקט בדיוק למקום שאתם רוצים שהוא ילך אליו.

אז תגיעו:

נעימים – אבל לא מתנצלים
פתוחים – אבל לא מתבלבלים
מובילים – ולא מובלים
לא מוותרים על ביקור בתצוגה

אל תגיעו "כבשים לצאן" – תגיעו "זאבים ממוקדים".