מערכת לניהול מתחמי כושר – איך בוחרים נכון?
בעולם שבו הכל מנוהל דרך הסמארטפון, גם סטודיו טוב זקוק למערכת ניהול טובה. מערכת כזו תסייע לכם לשמור על סדר, למקסם הכנסות, ולשפר את השירות ללקוחות אם רק בוחרים נכון.
בישראל נכון להיום יש מספר חברות תוכנה לניהול מתחמי כושר, תוכלו לראות אותם בדף הספקים.
הבסיס שצריך להיות בכל מערכת:
רוב המערכות כוללות את הפונקציות הבאות:
- ניהול שיעורים: פתיחה, סגירה, ביטול, מעקב אחר רשימות המתנה
- ניהול לקוחות: פרופיל אישי לכל מתאמן, תוקף מנוי, הערות והתראות
- ניהול לידים (לקוחות פוטנציאליים): מעקב אחר פניות חדשות, תיעוד שיחות, תזכורות לסגירת מכירה
- הודעות והתראות אוטומטיות: SMS או מייל על שיעור שמתקרב, ימי הולדת, חוסר הגעה ועוד
- מערכת גבייה: סליקת אשראי, חשבוניות מס, תשלומים קבועים והוראות קבע
יכולות מתקדמות שמבדילות בין המערכות:
- אפליקציה ללקוחות בעברית, נוחה, מאפשרת ביטול שיעור או הצטרפות לרשימת המתנה בלחיצת כפתור
- אפליקציה לצוות ומדריכים צפייה בנוכחות, שליחת הודעה למתאמן, סימון הגעה.
- דו"חות BI (Business Intelligence) כלי ניתוח חכם המציג נתונים על הכנסות, נוכחות, פופולריות שיעורים, ביצועי מדריכים ועוד
- CRM (Customer Relationship Management) מערכת לניהול קשרי לקוחות כולל קבלת לידים, מעקב אחרי תהליך המכירה, שליחת דיוור שיווקי, מעקב אחרי משתמשים.
- ניהול משימות פנימי – אפשרות להקצות משימות לצוות, לעקוב אחרי ביצוע ולשלוט על הפעילות הפנימית
- מערכת לניהול כמה סניפים – שליטה רוחבית במערכות, גישה לפי סניף, נתונים מצטברים ודו"חות מסונכרנים
התאמה לפי סוג העסק
סוג העסק
מה חשוב לבדוק במערכת?
סטודיו קטן (עד 80 מ"ר)
ממשק פשוט ונוח, מחיר חודשי נגיש, גבייה בסיסית, שירות לקוחות אנושי וזמין
סטודיו בינוני
שילוב BI חכם, תמיכה ב-CRM, ניהול מדריכים ונוכחות
חדר כושר
כניסות עם RFID/ טביעת אצבע, חבילות מורכבות, הפקת דוחות תקופתיים מתקדמים
רשת עם כמה סניפים
שליטה מרכזית, ניהול צוותים מרובים, דו"חות לפי סניף ודו"ח מאוחד
דרישות שירות מומלצות
מעבר לפונקציות השירות האנושי הוא חלק מהמערכת. מומלץ לדרוש:
- יחס אישי ומענה מהיר מהתמיכה והשירות.
- צוות הטמעה (Onboarding) שילווה אתכם בהגדרות, הדרכה והעברת נתונים מהמערכת הקודמת.
- שירות בעברית עם זמינות בטלפון או בצ'אט.
- יכולת התאמה ושדרוגים עתידיים בהתאם לצמיחת העסק.
איך לבחור נכון? שלב אחרי שלב
- אפיינו את הצרכים האמיתיים שלכם
לפני שאתם יוצאים לחפש מערכת כתבו לעצמכם:- מה הכי חשוב לי במערכת?
- מה חסר לי היום?
- מה הייתי רוצה שיהיה אחרת?
- האם אני צריך אפליקציה? דו"חות? ניהול שיעורים לפי מיקום?
- הכינו מסמך דרישות מסודר
רשימת צרכים מסודרת תעזור לכם להשוות בין מערכות ולקבל הצעות מחיר רלוונטיות ואובייקטיביות. - בקשו הדגמה ולא רק סרטון
אל תסתפקו בסרט שיווקי. בקשו הדגמה חיה – ראו איך פותחים שיעור, איך נרשמים, איך מתבצעת הגבייה. - בדקו את שירות הלקוחות בפועל
תתקשרו לשירות. שלחו שאלה במייל. זה ייתן לכם תחושת ביטחון לגבי איכות הליווי בהמשך הדרך.
נושא המחיר – לא רק כמה, אלא מה כלול:
- אפליקציה ללקוח ולמדריך כלולה או בתוספת?
- סליקת אשראי כלולה או דרך חברת צד שלישי?
- מספר המשתמשים מוגבל או פתוח?
- הטמעה ותמיכה בחינם או בתשלום חד פעמי?
טווח המחירים נע מאות בודדות לסטודיו קטן ועד אלפי שקלים לרשתות גדולות. ההבדל נעוץ בפונקציונליות, שירות ואינטגרציות.
לסיכום:
מערכת ניהול טובה היא לא רק "עוד תוכנה" היא כלי ניהול יומיומי ולכן חשוב שתהיה התאמה לדרישות הצרכים של העסק שלכם.
המטרה שכולם ישתמשו בה ממשק הניהול, המדריכים והלקוחות, כך שבסוף היום או בזמן נתון תוכלו לפתוח דוח ולראות מה קורה בעסק בכל רבדיו.
בהצלחה!