ניהול שוטף בלי לקרוס

איך לתפעל סטודיו, לגבות תשלומים, לנהל מדריכים ולתת שירות מעולה מבלי ליפול מהרגליים

ניהול סטודיו לא משנה אם זה פילאטיס, יוגה או אימונים פונקציונליים, הוא לא רק חלום שקשור באהבה לתנועה. זה גם עסק. ולפעמים, העסק הזה דורש מאיתנו להיות כלבויניק: גם מנהלים, גם מזכירות, גם שירות לקוחות, גם טכנאי מחשבים, גם אוזן קשבת.

אז איך שורדים את זה?

איך מנהלים יומן צפוף בלי לאבד את הראש?
איך מגייסים לקוחות חדשים וגם שומרים על הקיימים?
איך דואגים לגבייה מסודרת בלי לרדוף אחרי כספים?
ואיך משחררים את עצמנו כדי לנהל במקום להישאב כל יום לכיבוי שריפות?

בואו נעשה סדר 

מפסיקים להיות צוואר הבקבוק של העסק 

אם כל שאלה, ביטול שיעור או בעיית תשלום מגיעה אליכם אתם צוואר הבקבוק. וזה לא בר קיימא.

מה עושים?
מגדירים גבולות זמני מענה, ערוץ תקשורת אחד.

משחררים סמכויות מדריכים יכולים לסגור שיעורים, לשלוח דוחות, לטפל בתקלות
בונים מערכות – מערכת דיגיטלית שכוללת הרשמה, תשלומים, הודעות, מעקב

 ובמיוחד בסטודיו בהקמה כבר בשלב התכנון חשוב לתכנן גיוס מדריכים והכשרה. אחרת תמצאו את עצמכם מעבירים 7–6 שיעורים ביום לבד. וזה קשה מאוד, לעיתים בלתי אפשרי.

גבייה לא אמורה להיות סיוט 

אם כל בוקר נפתח בהודעות כמו "שכחתי לשלם", "תעביר לי לינק שוב", "אני אשלם שבוע הבא", משהו בשיטה לא עובד.

מה עושים?
עוברים לתשלום אוטומטי
שולחים תזכורות אוטומטיות
לא מאפשרים כניסה ללא תשלום
קובעים מדיניות גבייה ברורה

תזרים מזומנים בריא מתחיל בגבייה מסודרת  ולא ב"יהיה בסדר"

ניהול מדריכים הוא מקצוע

המדריכים הם הלב של הסטודיו והם זקוקים להכוונה, הקשבה ותהליכי עבודה ברורים ומסודרים.

מה חשוב ליישם?
לוח שעות מסודר מראש
תיאום ציפיות על זמינות, תגמול ושגרה
ישיבות צוות קבועות
תיק חפיפה מסודר למדריך חדש

אם אתם בתחילת הדרך זה הזמן להכין תשתית של מדריכים לצדכם. פתיחה של סטודיו ללא ליווי מקצועי ותפעולי יוצרת עומס כבד ושוחק מאוד כבר מהיום הראשון.

שירות לקוחות לא אמור לנהל אתכם 

הווטסאפ לא נועד לנהל עסק. אם כל שאלה קטנה מגיעה אליכם משהו צריך להשתנות.

מה עושים?
קובעים שעות מענה
מרכזים פניות בערוץ אחד
מוסיפים תבניות תשובה אוטומטיות
שוכרים שירות לקוחות (גם אם ל־3 שעות ביום)

כל דקה בשירות לקוחות היא דקה שלא מושקעת בניהול או פיתוח העסק.

שגרה שבועית = שפיות 

כדי לשמור על איזון צריך סדר. מה שלא ביומן לא קורה.

שגרה מומלצת:
יום ראשון בבוקר: סיכום שבוע קודם ותכנון חדש
פעם בשבוע: תזרים, גבייה ודוחות
פעם בחודש: ישיבת צוות
כל בוקר: 20 דקות תפעול
כל ערב: 15 דקות תכנון קדימה

לסיכום – מהו הסטודיו שאתם בונים? 

סטודיו חכם הוא כזה שלא תלוי בבעלים שלו בכל דבר

סטודיו מצוין צריך אתכם בהובלה לא בכל ביטול, שאלה או גבייה תקועה

השאלה היא:
אתם עובדים בשביל הסטודיו או שהוא עובד בשבילכם?

אם המטרה היא לגדול, להתרחב, להכניס עוד מדריך אתם חייבים לשחרר את עצמכם מהמיקרו ניהול ולבנות תשתיות יציבות, זה לוקח זמן וזה שווה כל רגע של השקעה.

רוצים להפוך את הסטודיו שלכם ליעיל יותר ולבנות תהליך שעובד גם כשאתם לא כל הזמן על הקו?
אני כאן בדיוק בשביל זה
אפשר להתחיל בצעד קטן ולקחת נשימה.